post thumbnail

Forrás: pixabay.com

A sikeres party szervezése 7 lépésben

Még ha kis baráti körnek, vagy 10 fős cégnek is szervezzünk rendezvényt, nem árt leülni és végiggondolni, hogy mitől fogják barátaink jól érezni magukat? ...

feketeg - 4 éve

Még ha kis baráti körnek, vagy 10 fős cégnek is szervezzünk rendezvényt, nem árt leülni és végiggondolni, hogy mitől fogják barátaink jól érezni magukat?

Ugyanis: "Ahány ház annyi szokás" tartja a mondás, de mondhatnánk úgy is, hogy "ahány vendég, annyi elvárás". Nézzük meg ha  nagyobb létszámnak szervezünk, akár  céges, akár kertipartyt mivel tehetjük sikeresebbé?

7 tipp 1. Válaszunk jó időpontot a rendezvény megszervezéséhez! 2. Időben kezdjük el a szervezést! 3. Határozzuk meg milyen célokat akarunk elérni, miért is szervezzük meg ezt a partyt! 4. Időzítsük jól a meghívó kiküldését! 5. Kezeljük a visszajelzéseket! 6. Érdekes, sokat ígérő programot válasszunk, legyünk kreatívak  7. Kérjük profi segítségét!

1. Profi időzítés Attól függően, hogy milyen rendezvényt szervezzünk, válaszuk meg alaposan az időpontot: ha év végén szervezzünk rendezvényt kerüljük a zsúfolt csütörtök- péntekeket. Próbáljuk meg hét közepére időzíteni. Ekkor van még szabad helyszín, és vendégeink is szívesebben elfogadják a meghívást!

2. Időben kezdjük el a szervezést! Csinálj magadnak egy ütemezést, mihez mennyi idő kell, hogy a napi munka mellett erőfeszítések nélkül meg tud szervezni a rendezvényt! Egy évzáró partyra nem ritka, hogy 4-6 hónappal előtte lefoglalják a jó helyszíneket. Esküvőnél akár 1 évvel előtte is elkezdhetünk körülnézni. Soha nincs túl korán!

3. Célokat írjuk össze! A cél nem egyenlő az alkalommal, az alkalom ad okot az ünneplésre, de milyen céllal akarunk ünnepelni azt javasolt meghatározni a szervezés kezdetekor! Nézzünk meg egy évzáró dolgozói rendezvényt: az alkalom az évzárás-karácsony, de a lehetséges célok lehetnek: megköszöni a dolgozóknak, szórakozásban,  elismerésben részesíteni őket, megismerkedni az összes dolgozónak egymással, stb. A célok nagy mértékben befolyásolják a választott helyszínt, programot, vendéglátás módját, a búcsú ajándékot, stb.

4. Meghívó kiküldés A postán küldött meghívókat időben juttassuk el a meghívottaknak. Törekedjünk a személyre szóló meghívásra, ez alapján nagyobb részvételi arányra számíthatunk. Ne feledkezzünk meg a visszajelzési határidőről és módjáról, segítsünk a meghívott vendégeknek, hogy kinél, meddig, hogyan jelezhetnek vissza. Megismételhetetlen családi eseményeknél - pl: esküvő - akár 6-8 hónappal előtte is "beharangozhatjuk" az eseményt , hiszen család tagjaink, barátaink részvételére számítunk. Egy céges parti esetében 1-1,5 hónappal előtte is elegendő lehet, évszaktól függően.

5. Kezeljük a visszajelzéseket- adjunk meg visszajelzési lehetőséget akármilyen kommunikációs csatornán telefon, fax, személyes. Napjainkban elterjedt az e-mailes visszajelzés, ez gyorsabbá és kényelmesebbé teszi a visszajelzést. Ne feledkezzünk meg azokról sem, akik nem jeleznek vissza, de mégis eljönnek a rendezvényre és azokról sem, akik visszajeleznek, de végül nem jönnek el. A végső vendéglétszám meghatározása igen sok feladatot von maga után: vendéglátás, berendezés, búcsú ajándék létszámhoz igazítása, ültetési rend, program meghatározása. Kérje szakember tapasztalatát a visszajelzések és részvétel meghatározásánál!

6. Csináljunk kreatív programot Lehetünk bátrak, ha programot, műsort szervezünk. A vendégek többségében a személyes élmények mélyebb benyomásokat hagynak, mint egy színpadi műsor, amely passzív résztvevői vagyunk.  Jó ötlet, ha a rendezvény kezdetén interaktív programokat biztosítunk a vendégeknek: bűvész, tűzzsonglőr, pantomimes, stb. Vacsora után a különböző gasztronómiai kóstolók, bemutatók is igen népszerűek, és természetesen a különböző egyéni szórakozást kínáló programok: íráselemző, portré készítő, aura mérés, stb.

7. Kérjük profi segítségét! A rendezvényszervezés is szakma, amely szervezőkészséget, kreativitást és naprakész piaci ismereteket feltételez. Nem mindig spórolunk azzal, ha magunk akarjuk megszervezni és elkezdjük a legelejéről keresgélni a lehetséges megoldásokat. Az idő pénz, és sokat megtakaríthatunk, ha egy szakmáját ismerő rendezvényszervező segítségét kérjük. Egy közös munka folyamán kialakulhat egy olyan ötlet, koncepció, amely sikeresebbé teheti rendezvényünket. 

forrás: www.harmonet.hu

Kezdőkép: communitytable.parade.com


Vissza a blogra Véletlen cikk Hasonló cikkek