Kedves Olvasóim!
A névjegy a hivatalos érintkezés gyakorlati segédeszköze.
Téglalap alakú kartonlap, általában 100 x 50 mm alatti méretben. Az adatokon kívül fényképet is tartalmazhat.
A hivatalos névjegy tartalmazza:
a tulajdonos családi és utónevét,
beosztását,
a cég nevét, címét (bal alsó sarokban),
a cég telefon/faxszámát (jobb alsó sarokban),
a cég emblémáját.
A magánnévjegy tartalmazza:
a tulajdonos nevét,
végzettségét, foglalkozását,
lakcímét,
telefonszámát (kommunikációs számokat).
A vegyes névjegy a hivatalos névjegy adatain kívül tartalmazza tulajdonosának lakcímét és telefonszámát.
A közös névjegyen a férj és a feleség neve együtt szerepel.
A névjegy mérete, anyaga, nyomtatása a cégen belül lehet egységes, ami hozzátartozik a vállalat arculatának kialakításához vagy követheti az egyéni ízlést. A névjegy minden szempontból információt hordoz tulajdonosáról, legfontosabb jellemzője tehát a jó olvashatóság és a mértéktartó elegancia. A névjegyet nem illik átjavítani – változás esetén újat kell készíttetni. A cég emblémáját is tartalmazó névjegy a reklám kategóriáját érinti: üzleti kapcsolatokban jól felhasználható, szigorúan protokolláris alkalmakkor azonban alkalmazása megfontolandó.
Fajtái tehát:
1. hivatalos
2. magán
3. vegyes
4. közös
A névjegyeket fel lehet használni név- és címjegyzék, protokoll-lista készítéséhez is. (Névjegytartó alkalmazása, illetve számítógépes nyilvántartás készítése) Praktikus megoldás, ha a névjegy hátlapjára ráírjuk, hogy milyen üggyel összefüggésben kaptuk.
A titkárnak is legyen mindig kéznél névjegye, mely az ügyfelek és a cég közötti kapcsolattartás fontos kelléke.
A névjegy személyes átadása az ismerkedés, a bemutatkozás, a bemutatás része. Minden esetben hozzátartozik a névjegy figyelmes elolvasása. Beszélgetéskor, tárgyaláson célszerű úgy elhelyezni, hogy segítsen bennünket a partner nevének pontos használatában.
Bizonyos alkalmakon kérik a névjegy leadását érkezéskor vagy távozáskor. Ennek mindig eleget kell tenni. (Pl. ha a házigazda át akarja tekinteni, hogy kik és mikor látogatták meg; kinek kell külön is megköszönnie a látogatást.) Előre be nem jelentett hivatalos látogatás esetén célszerű névjegyet hagyni a titkárnőnél, kollégánál – tájékoztató jellege van.
A névjegyküldés pótolhatja a személyes megjelenést, találkozást. Gyakorlata elsősorban a diplomáciában, valamint hivatalos nemzetközi kapcsolatokban érvényesül.
Minden esetben fel kell tüntetni a névjegyküldés indítékát: a francia etikettből származó rövidítéseket a bal alsó sarokba kell írni ceruzával, kisbetűvel, minden betű után ponttal.
Fontosabb esetei:
bemutatásként (p. p.)
bemutatkozásként (p. f. c.)
virág- vagy ajándékküldéskor üdvözletként (a. c.)
szerencsekívánatként (p. f.) újévkor (p. f. n. a.)
nemzeti ünnepre (p. f. f. n.)
búcsúzásként (p. p. c.)
részvétnyilvánításként (p. c. vagy p. p. p.) felirattal.
A p. c., p. p. p., p. f., p. f. n. a., valamint az a. c. rövidítésekkel érkezett névjegyekre köszönetképpen válasznévjegyet kell küldeni p. r. rövidítéssel.
Ezeket a rövidítéseket általában a követségek, a külkereskedelmi cégek és a nagyobb titkárságok használják.
A rövidítések ceruzával való írása a személyes leadás tényét jelenti. A tintával írás küldést jelent.
S.I: Illem, etikett protokoll