A sikeres party szervezése 7 lépésben
Szerző: Fekete Gábor | jún 25, 2016 | Egyéb |
Még ha kis baráti körnek, vagy 10 fős cégnek is szervezzünk rendezvényt, nem árt leülni és végiggondolni, hogy mitől fogják barátaink jól érezni magukat?
Ugyanis: „Ahány ház annyi szokás” tartja a mondás, de mondhatnánk úgy is, hogy „ahány vendég, annyi elvárás”. Nézzük meg ha nagyobb létszámnak szervezünk, akár céges, akár kertipartyt mivel tehetjük sikeresebbé?
7 tipp
1. Válaszunk jó időpontot a rendezvény megszervezéséhez!
2. Időben kezdjük el a szervezést!
3. Határozzuk meg milyen célokat akarunk elérni, miért is szervezzük meg ezt a partyt!
4. Időzítsük jól a meghívó kiküldését!
5. Kezeljük a visszajelzéseket!
6. Érdekes, sokat ígérő programot válasszunk, legyünk kreatívak
7. Kérjük profi segítségét!
1. Profi időzítés
Attól függően, hogy milyen rendezvényt szervezzünk, válaszuk meg alaposan az időpontot: ha év végén szervezzünk rendezvényt kerüljük a zsúfolt csütörtök- péntekeket. Próbáljuk meg hét közepére időzíteni. Ekkor van még szabad helyszín, és vendégeink is szívesebben elfogadják a meghívást!
2. Időben kezdjük el a szervezést!
Csinálj magadnak egy ütemezést, mihez mennyi idő kell, hogy a napi munka mellett erőfeszítések nélkül meg tud szervezni a rendezvényt! Egy évzáró partyra nem ritka, hogy 4-6 hónappal előtte lefoglalják a jó helyszíneket. Esküvőnél akár 1 évvel előtte is elkezdhetünk körülnézni. Soha nincs túl korán!
3. Célokat írjuk össze!
A cél nem egyenlő az alkalommal, az alkalom ad okot az ünneplésre, de milyen céllal akarunk ünnepelni azt javasolt meghatározni a szervezés kezdetekor! Nézzünk meg egy évzáró dolgozói rendezvényt: az alkalom az évzárás-karácsony, de a lehetséges célok lehetnek: megköszöni a dolgozóknak, szórakozásban, elismerésben részesíteni őket, megismerkedni az összes dolgozónak egymással, stb.
A célok nagy mértékben befolyásolják a választott helyszínt, programot, vendéglátás módját, a búcsú ajándékot, stb.
4. Meghívó kiküldés
A postán küldött meghívókat időben juttassuk el a meghívottaknak. Törekedjünk a személyre szóló meghívásra, ez alapján nagyobb részvételi arányra számíthatunk. Ne feledkezzünk meg a visszajelzési határidőről és módjáról, segítsünk a meghívott vendégeknek, hogy kinél, meddig, hogyan jelezhetnek vissza.
Megismételhetetlen családi eseményeknél – pl: esküvő – akár 6-8 hónappal előtte is „beharangozhatjuk” az eseményt , hiszen család tagjaink, barátaink részvételére számítunk. Egy céges parti esetében 1-1,5 hónappal előtte is elegendő lehet, évszaktól függően.
5. Kezeljük a visszajelzéseket- adjunk meg visszajelzési lehetőséget akármilyen kommunikációs csatornán telefon, fax, személyes. Napjainkban elterjedt az e-mailes visszajelzés, ez gyorsabbá és kényelmesebbé teszi a visszajelzést. Ne feledkezzünk meg azokról sem, akik nem jeleznek vissza, de mégis eljönnek a rendezvényre és azokról sem, akik visszajeleznek, de végül nem jönnek el. A végső vendéglétszám meghatározása igen sok feladatot von maga után: vendéglátás, berendezés, búcsú ajándék létszámhoz igazítása, ültetési rend, program meghatározása. Kérje szakember tapasztalatát a visszajelzések és részvétel meghatározásánál!
6. Csináljunk kreatív programot
Lehetünk bátrak, ha programot, műsort szervezünk. A vendégek többségében a személyes élmények mélyebb benyomásokat hagynak, mint egy színpadi műsor, amely passzív résztvevői vagyunk. Jó ötlet, ha a rendezvény kezdetén interaktív programokat biztosítunk a vendégeknek: bűvész, tűzzsonglőr, pantomimes, stb. Vacsora után a különböző gasztronómiai kóstolók, bemutatók is igen népszerűek, és természetesen a különböző egyéni szórakozást kínáló programok: íráselemző, portré készítő, aura mérés, stb.
7. Kérjük profi segítségét!
A rendezvényszervezés is szakma, amely szervezőkészséget, kreativitást és naprakész piaci ismereteket feltételez. Nem mindig spórolunk azzal, ha magunk akarjuk megszervezni és elkezdjük a legelejéről keresgélni a lehetséges megoldásokat. Az idő pénz, és sokat megtakaríthatunk, ha egy szakmáját ismerő rendezvényszervező segítségét kérjük. Egy közös munka folyamán kialakulhat egy olyan ötlet, koncepció, amely sikeresebbé teheti rendezvényünket.
forrás: www.harmonet.hu
