Üzleti protokoll
HIVATALI ÖLTÖZET
Napunk jelentős részét munkahelyünkön, hivatalban töltjük. Az öltözködésnél általános szabály, hogy jól érezzük magunkat abban az öltözékben amit viselünk, de feleljen meg a szokásos társadalmi elvárásoknak, valamint az ápoltság és tisztaság is elengedhetetlen.
Legnehezebb dolguk azoknak van akik ügyfelekkel foglalkoznak, tárgyalásokra, megbeszélésekre járnak, munkájuk nagy részét kapcsolat teremtésre, tartásra épül. Öltözetünkkel magunk. Munkánk elismerését is kifejezzük. Vannak cégek ahol hivatali egyenruhával jelzik a dolgozók együvé tartozását.
Általánosságban kijelenthetjük, hogy az ápolt konszolidált hajviselet, körömápolás (nőknél és férfiaknál is), nappali viseletre szolid, de felhívó smink, ékszerek és test tisztán tartása kellemetlen szagainak palástolása mindenkori megjelenésünk fontos feltételei.
Mindkét nemnél hűvösebb napokon a zakóra vagy blézerre csak hosszú kabát az ajánlott. (férfiaknál a kabát prém nélküli szövetből, nőknél a bunda csak alkalmi viselet).
NÉVJEGY
A névjegy a hivatalos és az üzleti élet nélkülözhetetlen eszköze. A hivatalos névjegy jól olvasható legyen, tartalmazza a pontos beosztást, címet, telefon-, és fax számot, e-mail címet. A magánnévjegyen csak személyes információk szerepelnek: név után esetleg a végzettség, lakáscím és telefonszám, de a hivatalos beosztás soha.
Van olyan üzletember, aki a névjegyén a hivatali- és lakáscímét, telefonszámait is szerepelteti. Ennek fontosságát mindenki maga dönti el. Egy biztos, ha a névjegyen a magánlakás adatait is megadja, akkor számolnia kell azzal, hogy este, vasár- és ünnepnapokon is zavarják.
Ami engem illet, már az első találkozás alkalmával – ez általában a repülőtér – átadom a névjegyemet, mert ezt illik viszonozni és így fontos információkhoz jutok. Ellenőrizni tudom a vendégek nevének helyességét, a hivatali beosztásukat stb.
Fontos szabály – sokan megfeledkeznek róla -, hogy amikor átnyújtják a névjegyet, azt a vendég előtt olvassuk el és csak azután tegyük el.
AZ ÜLTETÉS IS KULCSFONTOSSÁGÚ
Rendkívül fontos, hogy ne késs a vacsoráról. Ha mégis késnél, még időben szólj oda telefonon. Az étterembe érve mindig a férfi lépjen be elsőnek. Ha két férfi és két nő vesz részt a vacsorán, akkor elsőként az egyik férfi, közvetlenül utána a két hölgy lépjen be, a sor végén pedig a másik férfi. Ha egyedül érkezel, várd meg, hogy az étterem részéről a teremfőnök, főpincér, hostess vagy más ültető köszöntsön, és a helyedre kísérjen.
Az asztalnál azt a személyt ültesd a jobb oldaladra, akit meg akarsz tisztelni. Ha többen vesznek részt a vacsorán, a „legrosszabb” helyre a házigazdának illik ülnie, így például az ajtónak háttal.
Üzleti megbeszéléshez a hátsó boksz vagy a zenétől távolabb lévő asztal az ideális. Ha úgy érsz az étterembe, hogy sürgősen ki kell menned a mosdóba, akkor is először az asztalt foglald el, rendeld meg az aperitifet, kérj elnézést, majd hagyd el az asztalt.
Bemutatás
Harmadik fél segítségével történő megismerkedés. A jó bemutatás kulcsa a rövidség és a célszerűség.
Bemutatási formák:
Kiss úr, engedje meg, hogy bemutassam Szabó urat.
Kiss úr, bemutatom Szabó urat.
Kiss úr, Szabó úr.
Aki fogadja a bemutatást, kezet nyújt. A bemutatás szabályai a köszönés szabályaihoz igazodnak.
Kétoldalú tárgyaláson a delegációvezetők mutatják be a tagokat név és rang szerint. Sokoldalú tárgyaláson a bemutatást mellőzik, a megismerésben a jelenlévők előtt elhelyezett tábla, illetve a résztvevői névsor segít. Társaságban a házigazda mutatja be vendégeit a korábban érkezetteknek.
A férfi a nővel szemben, a fiatalabb az idősebbel szemben, az alacsonyabb rangú a főnökkel szemben alárendelt. De lehet fölérendelt egy fiatal nővel szemben az idős férfi, a korából adódóan.
A bemutatkozás a következőképpen zajlik: Az alárendelt picit meghajtja magát, a fölérendeltre nézve köszön, és megmondja a teljes nevét. (Jó napot kívánok, engedje meg, hogy bemutatkozzam…) A fölérendelt szintén köszön, nyújtja a kezét, és mondja a nevét. Ha nem értjük jól a nevet, azonnal vissza kell kérdezni, mert nevet téveszteni sértés! A felénk nyújtott kezet nem elfogadni szintén sértés.
A nő normális kézfogásra nyújtja a kezét. A férfi, ha kézcsókot kíván adni, jobb kezével megfogja a nő kezét, kissé elfordítja a kézfejét, és megemeli derék és mell közötti magasságig, a többit pedig hajolja! Ajkaival nem érinti a kezet, csak ráhajol! A hölgyek ne kezdjék el rángatni a kezüket, de ne is emeljék a kézfejüket. De ha a férfi a nő kezét emeli a szájához, és meg nem hajolna, akkor bizony rántsa le kicsit a kezét! Ha már kézcsók, akkor hajoljon az a férfi!
A tegezést mindig a nő ajánlja fel – itt semmi rangkülönbség nem számít. Azonos neműek között az idősebbet illeti a tegeződés kezdeményezése. A tegezést tegezéssel illik viszonozni, a felajánlott tegezést el nem fogadni sértés! Ha a férfi letegezi a nőt? A hölgy, ha ad magára, akkor egyszerűen, kissé zavartan tévesztgessen, hol magázva, hol tegezve szólítsa az urat.